Podpisywanie sprawozdań prostsze, a składanie w systemie KRS możliwe

Jak przypomina gazeta, już 1 stycznia 2022 r. wejdą w życie przepisy zawarte w nowelizacji z 14 października 2021 r. ustawy o rachunkowości oraz nie­których innych ustaw (Dz.U. poz. 2106). Przepisy te umożliwią podpisywanie sprawozdań finansowych nawet przez jednego człon­ka zarządu, jeżeli od pozostałych uzyska on stosowane oświadczenia. Jak zaznacza gazeta, jest to „spore ułatwienie, bo obecnie sprawozdanie finansowe (cyfrowe) musi być podpisane przez wszystkich człon­ków zarządu. Dla firm i innych podmiotów (np. fundacji) z kilkudziesięcioosobowym zarządem bywało to uciążliwe, szcze­gólnie że sygnatury trzeba umieszczać w odpowiedniej kolejności w zależności od rodzaju podpisu. Pierwsi powinni się podpisać ci, którzy używają podpisu za­ufanego, osobistego (otaczającego, envelo­ped) oraz kwalifikowanego wewnętrznego (otaczającego), one bowiem nie zmieniają rozszerzenia pliku sprawozdania. Następ­nie składa się podpisy osobiste otacza­jące lub kwalifikowane otaczające bądź podpisy osobiste zewnętrzne lub kwali­fikowane zewnętrzne. Wprawdzie ustawa o rachunkowości daje możliwość odmowy złożenia podpisu, ale wówczas do spra­wozdania trzeba dołączyć pisemne uza­sadnienie. Co więcej, odmowa może być zgłoszona tylko z przyczyn merytorycz­nych, a nie z powodu niemożności podpi­sania raportu. Nie mogą to być np. wzglę­dy techniczne”.

Eksperci komentujący dla „DGP” zmiany w przepisach podkreślają, że jedną z waż­niejszych spraw, o których trzeba będzie pamiętać przy stosowaniu nowego roz­wiązania, jest kolejność wykonywanych czynności. Gazeta informuje, że „Najpierw sprawozdanie musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, czyli np. główny księgowy w firmie, osoba z biura rachunkowego, któremu zle­cono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Następnie muszą zostać złożone oświad­czenia tych członków zarządu, którzy nie podpisują sprawozdania, a na koniec do­piero podpisują się pozostali członkowie zarządu”. Jak wyjaśnia Joan­na Chwaścikowska-Karwacka, członek Krajowej Rady Biegłych Rewidentów, „Końcowym etapem będzie więc zło­żenie podpisu przez osobę lub osoby, któ­re nie złożyły oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia. W oświadczeniach wska­zuje się sprawozdanie finansowe, którego to oświadczenie dotyczy, a w szczególno­ści konieczne jest podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadze­nie ksiąg rachunkowych”.

Jak dodaje Joanna Chwaścikowska--Karwacka, spółka, która będzie chciała skorzystać z nowej możliwości podpisu, będzie musiała bardziej niż dotychczas pil­nować rodzajów podpisu elektronicznego, którym posługują się poszczególne osoby podpisujące sprawozdanie. „W sytuacji gdy osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, posługuje się kwa­lifikowanym podpisem elektronicznym, a osoba wchodząca w skład organu wielo­osobowego, która podpisuje sprawozdanie stosuje podpis zaufany albo osobisty, nie jest możliwe spełnienie wymogu art. 52 ust. 2C ustawy z 29 września 1994 r. o ra­chunkowości (t.j. Dz.U z 2021 r. póz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. póz. 2106) i skutecz­ne podpisanie sprawozdania finansowego”.

Co niezwykle ważne, Joanna Chwaścikowska-Karwac­ka podkreśla, że „biegły rewident podczas badania sprawozdania finansowego zwe­ryfikuje prawidłowość i kompletność zło­żonych na sprawozdaniu finansowym pod­pisów, a także prawidłowości złożonych do tego sprawozdania oświadczeń. Jeżeli uzna, że sprawozdanie zostało podpisane w złej kolejności, uzna to za błąd formalny”. Oznaczać to będzie, że spółka będzie musiała od nowa przejść całą procedurę podpisywania.

Pełna treść artykułu dostępna jest w wydaniu elektronicznym „Dziennika Gazety Prawnej” na stronie https://www.gazetaprawna.pl/rachunkowosc-i-audyt/artykuly/8316983,sprawozdania-finansowe-za-2021-podpisywanie-krs.html oraz w wydaniu papierowym gazety (w wydaniu z 20.12.2021 r. w dodatku „Rachunkowość i Audyt”).