Dokumentacja firmy audytorskiej a nowy Kodeks etyki

Z inicjatywy i przy współpracy z Regionalnym Oddziałem PIBR w Poznaniu, chcielibyśmy przypomnieć o potrzebie dokonania zmian w Państwa dokumentacji.

Zgodnie z uchwałą Nr 207/7a/2023 Krajowej Rady Biegłych Rewidentów (KRBR) z dnia 17 grudnia 2023 roku w sprawie ustanowienia zasad etyki zawodowej biegłych rewidentów, zmienioną uchwałą Nr 240/8a/2023 KRBR z dnia 22 grudnia 2023 roku, do czynności, dla których warunki zlecenia zostały uzgodnione 1 lipca 2024 lub później, jako zasady etyki zawodowej biegłych rewidentów stosuje się „Podręcznik Międzynarodowego kodeksu etyki zawodowych księgowych (w tym Międzynarodowe standardy niezależności)” – wydanie 2022 r. Rady Międzynarodowych Standardów Etyki dla Księgowych (IESBA), zwany „Kodeksem etyki”. Obowiązek taki został wyrażony w § 4.1 uchwały 207/7a/2023, która weszła w życie z dniem jej zatwierdzenia przez Radę Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego (PANA), czyli 19 grudnia 2023 r. (uchwała nr 47/I/2023 Rady PANA).

Skutkiem przedmiotowych uchwał jest konieczność aktualizacji i zmiany dokumentacji firm audytorskich, w tym treści:

• dokumentacji systemu wewnętrznej kontroli jakości (SWKJ),
• stosowanych wzorów umów,
• sprawozdań z badania sprawozdań finansowych.

Zmiana dokumentacji SWKJ

Zmiany w dokumentacji systemu wewnętrznej kontroli jakości obowiązującego w danej firmie audytorskiej powinny być związane z aktualizacją wszystkich tych polityk i procedur, które w szczególności odnoszą się do zasad etyki i niezależności, np. formularzy (wzorów) oświadczeń o niezależności.

Zwracamy także uwagę, że nowy Kodeks etyki po raz pierwszy, w zakresie swojej regulacji, bezpośrednio uwzględnia przepisy prawa obowiązującego w Polsce oraz obowiązki, których celowość ustanowienia wynika z obserwacji i wniosków Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego z przeprowadzonych kontroli, które zostały oznaczone kolorem szarym. Wprowadzony został m.in. okres rotacji dla badań ustawowych jednostek niebędących jednostkami zainteresowania publicznego poprzez dodanie paragrafu R540-3.1, zgodnie z którym partner odpowiedzialny za zlecenie lub osoba pełniąca jakąkolwiek inną rolę kluczowego partnera odpowiedzialnego za badanie (za wyjątkiem osoby pełniącej funkcję kontrolera jakości wykonania zlecenia) nie może przeprowadzać badania ustawowego ani łączyć takich ról w odniesieniu do tej samej jednostki niebędącej jednostką zainteresowania publicznego przez nieprzerwany okres dłuższy niż 10 lat (okres „pełnienia funkcji”). Osoba ta może ponownie uczestniczyć w przeprowadzaniu badania ustawowego w tej jednostce po upływie co najmniej 3 lat od zakończenia ostatniego badania (okres „karencji”). Ten 10-letni okres pełnienia funkcji kluczowego partnera odpowiedzialnego za badanie ustawowe tej samej jednostki liczony jest od pierwszego roku obrotowego badanej jednostki rozpoczynającego się po dniu wejścia w życie niniejszej Uchwały, tj. od roku obrotowego rozpoczynającego się po 19 grudnia 2023 r. Te nowe wymogi także powinny zostać odpowiednio uwzględnione przez firmy audytorskie w politykach i procedurach systemu wewnętrznej kontroli jakości.

Poniżej zaproponowane zmiany koncentrują się na badaniu sprawozdań finansowych, ale analogiczne zmiany powinny być zastosowane odpowiednio do realizacji usług innych niż badanie.

Zmiana stosowanych wzorów umów

W przypadku uzgodnienia warunków zlecenia 1 lipca 2024 r. lub później, konieczne jest dostosowanie dotychczasowych wzorów umów do nowych wymogów w zakresie etyki zawodowej, chyba że firma audytorska stosowała już te przepisy wcześniej. Pod pojęciem uzgodnienia warunków zlecenia badania należy rozumieć, zgodnie z par. 10 KSB 210, zawarcie stosownej umowy lub innej właściwej formy pisemnego porozumienia. Konieczność dostosowania umów dotyczy zatem tych z nich, które zostały zawarte dnia 1 lipca 2024 r. lub później. Jeśli umowy zostały zawarte przed 1 lipca 2024 r., zmian nie należy dokonywać.

W przypadku posługiwania się przykładową umową o badanie, dostępną na stronie PIBR (https://www.pibr.org.pl/pl/aktualnosci/1321,Udostepniamy-zmieniona-przykladowa-umowe-o-badanie), konieczna jest zmiana brzmienia punktu 1.2.4.

Dotychczasowe brzmienie punktu 1.2.4. umowy:

„1.2.4 Zasadami etyki zawodowej biegłych rewidentów, które stanowi Międzynarodowy Kodeks etyki zawodowych księgowych wprowadzony uchwałą NR 3431/52a/2019 Krajowej Rady Biegłych Rewidentów z dnia 25 marca 2019 r. w sprawie zasad etyki zawodowej biegłych rewidentów.”

należy zastąpić następującym brzmieniem:

„1.2.4 Zasadami etyki zawodowej biegłych rewidentów, zgodnie z „Podręcznikiem Międzynarodowego kodeksu etyki zawodowych księgowych (w tym Międzynarodowych standardów niezależności) przyjętym uchwałą Nr 207/7a/2023 Krajowej Rady Biegłych Rewidentów z dnia 17 grudnia 2023 roku w sprawie ustanowienia zasad etyki zawodowej biegłych rewidentów, ze zm.”

Zmiana treści sprawozdania z badania

Konieczna jest również zmiana treści sprawozdania z badania. W przypadku korzystania z praktycznych przykładów dostępnych na stronie PIBR (https://www.pibr.org.pl/pl/praktyczne-przyklady-sprawozdan-z-badania-sprawozdan-finansowych-za-2023-3430-52a-2019)

dotychczasowy akapit w brzmieniu:

„Jesteśmy niezależni od Spółki zgodnie z Międzynarodowym Kodeksem etyki zawodowych księgowych (w tym Międzynarodowymi standardami niezależności) Rady Międzynarodowych Standardów Etyki dla Księgowych („Kodeks IESBA”) przyjętym uchwałą Krajowej Rady Biegłych Rewidentów nr 3431/52a/2019 z dnia 25 marca 2019 r. w sprawie zasad etyki zawodowej biegłych rewidentów, z późn. zm.⁵, oraz z innymi wymogami etycznymi, które mają zastosowanie do badania sprawozdań finansowych w Polsce. Wypełniliśmy nasze inne obowiązki etyczne zgodnie z tymi wymogami i Kodeksem IESBA. W trakcie przeprowadzania badania kluczowy biegły rewident oraz firma audytorska pozostali niezależni od Spółki zgodnie z wymogami niezależności określonymi w ustawie o biegłych rewidentach.”

należy zastąpić następującym brzmieniem:

„Jesteśmy niezależni od Spółki zgodnie z „Podręcznikiem Międzynarodowego kodeksu etyki zawodowych księgowych (w tym Międzynarodowych standardów niezależności)”, zwanym dalej „Kodeksem etyki”, przyjętym uchwałą Nr 207/7a/2023 Krajowej Rady Biegłych Rewidentów z dnia 17 grudnia 2023 roku w sprawie ustanowienia zasad etyki zawodowej biegłych rewidentów, ze zm., oraz z innymi wymogami etycznymi, które mają zastosowanie do badania sprawozdań finansowych w Polsce. Wypełniliśmy nasze inne obowiązki etyczne zgodnie z tymi wymogami i Kodeksem etyki. W trakcie przeprowadzania badania, kluczowy biegły rewident oraz firma audytorska pozostali niezależni od Spółki zgodnie z wymogami niezależności określonymi w ustawie o biegłych rewidentach.”