Konferencja „Wyzwania pracy zdalnej w firmie audytorskiej”

Debata dotyczyła wyzwań, przed którymi stają biegli rewidenci pracujący zdalnie. Uczestnicy zgodnie podkreślali, że zdalna praca w firmach audytorskich nie jest nowością, zwłaszcza w przypadku dużych i średnich firm. Epidemia spowodowała jednak, że z dnia na dzień na ten sposób pracy musieli się przestawić wszyscy biegli rewidenci. Taki model, choć posiada liczne zalety, stanowi też wyzwanie, a do wykonywania badania w sposób zdalny musi być gotowy nie tylko audytor, ale i jego klient. Dotyczy to zwłaszcza mniejszych firm, które stosują tradycyjny, papierowy obieg dokumentów czy informacji.

Wnioski z kontroli zdalnych posłużą celom edukacyjnym

W przypadku kontroli zdalnej biegły rewident ma możliwość bieżącego kontaktu z kontrolującymi na każdym etapie kontroli, czemu służą narzędzia komunikacji elektronicznej, zapewniał Marcin Obroniecki, prezes Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego. Jak podkreślił, kontrole mają służyć nie tylko wychwyceniu nieprawidłowości, ale także celom edukacyjnym i podnoszeniu kwalifikacji biegłych rewidentów. Obroniecki podkreślił, że Agencji zależy na dobrym rozumieniu jej procedur kontrolnych i w tym celu na stronie PANA zostały opublikowane schematy kontroli. Prezes PANA zadeklarował przygotowanie przez Agencję informacji z wnioskami po kontrolach oraz sugestiami zagadnień, które powinny zostać uwzględnione w ramach tematów szkoleń dla biegłych rewidentów. Marcin Obroniecki powiedział również, że PANA wystąpiła do Ministerstwa Finansów z inicjatywą umożliwienia prowadzenia kontroli zdalnych nie tylko w okresie pandemii, jak obecnie określa ustawa, ale także po jej zakończeniu.

Wsparcie samorządu dla biegłych rewidentów

Praca zdalna, która tak rozpowszechniła się z powodu pandemii, to doskonały przykład na umiejętności dostosowania się biegłych rewidentów do zmieniającego się otoczenia, podkreśliła Barbara Misterska-Dragan, prezes Krajowej Rady Biegłych Rewidentów. Metodę pracy zmieniły również władze samorządowe. Na mocy specustawy posiedzenia komisji oraz posiedzenia Rady odbywały się w trybie zdalnym, podczas gdy uchwały poprzez głosowania internetowe podejmowane były już wcześniej. To dało możliwość szybkiej reakcji. W ciągu zaledwie dwóch dni od ogłoszenia ograniczeń, do premiera oraz innych kluczowych osób w państwie, w tym także do szefów Ministerstwa Finansów, KNF i PANA, trafił nasz apel o odroczenie terminów na sporządzenie rozliczeń i deklaracji podatkowych, a także sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych. Zmiany te weszły w życie w ostatnich dniach marca, przypomniała prezes KRBR. Opracowano serię rekomendacji, tłumaczone i publikowane są alerty międzynarodowych organizacji. Szczególne znaczenie praktyczne miały opublikowane w połowie marca wskazówki dotyczące złożonej kwestii kontynuacji działalności. Materiał ten był dobrze oceniany przez środowisko i szeroko stosowany, odnotowała Barbara Misterska-Dragan. Jak powiedziała, samorząd cały czas pracuje nad kolejnymi rozwiązaniami, które ułatwią biegłym rewidentom pracę zdalną. Rozważana jest m.in. rozbudowa aplikacji Kompas o karty robocze, jeśli będzie takie zapotrzebowanie wśród biegłych rewidentów – użytkowników Kompasu. Centrum Edukacji PIBR  już w lipcu uruchomi szkolenia z badania i przeglądów w formie zdalnej, w których ważnym elementem programu będzie bezpieczeństwo informatyczne. Prezes KRBR zwracała uwagę, jak ważne jest, aby PANA dostrzegała specyfikę prowadzenia badania u klienta w warunkach COVID-19, zwłaszcza teraz, kiedy takie badanie prowadzone jest w znacznej mierze zdalnie. Wielu biegłych zadaje sobie pytanie, czy zgodzić się na kontrolę w nowej formule. Oceniała, że kontrola zdalna nie jest łatwym zadaniem, ani dla kontrolujących, ani kontrolowanych, jednakże obecne doświadczenia z pracą zdalną sprawią, że biegli rewidenci będą inaczej podchodzić do tego rodzaju nadzoru.

Podstawą zawodowy sceptycyzm wobec informacji i dokumentów – niezależnie od modelu pracy

Debata „Merytoryczne i techniczne wyzwania pracy zdalnej w firmie audytorskiej”, w której udział wzięli członkowie KRBR: Monika Kaczorek, Mirosław Szmigielski i Jarosław Dac oraz dr Agnieszka Baklarz  poświęcona była praktycznym aspektom pracy zdalnej. Wszyscy zgodnie podkreślili, że szczególnie dużo problemów może sprawiać inwentaryzacja, zwłaszcza w przypadku, kiedy klient ma wiele obiektów (sklepów czy magazynów), rozproszonych po całym kraju. Wyzwaniem jest na pewno bezpieczeństwo dostępu do danych oraz zarządzanie dostępem do nich w ramach zespołu. Paneliści rozmawiali także na temat rejestracji kontaktów z klientem, wykonywanych podczas pracy zdalnej, apelując o zachowanie w tej kwestii umiaru. Jak wskazywali, rozmowa z klientem prowadzona poprzez internetowy video komunikator jest taką samą rozmową jak rozmowa bezpośrednia, której się zazwyczaj nie nagrywa. Zdaniem panelistów niezależnie od modelu pracy, biegły rewident musi zachować sceptycyzm wobec przedstawianych informacji i dokumentów. Kłopoty w gospodarce, jakie wywołał koronawirus, przekładające się na wyniki firm, mogą się przejawiać w postaci presji na oszustwa. Odpowiedzią na to powinno być przeprowadzanie dodatkowych testów oraz zbieranie dodatkowych informacji.

Podsumowanie konferencji

W wystąpieniu podsumowującym konferencję Barbara Misterska-Dragan zwróciła uwagę, że duże i małe firmy mają różną perspektywę, dlatego postrzeganie przez nie badania może być niekiedy odmienne. Zaznaczyła, że samorząd, między innymi poprzez szkolenia, będzie wspierać szczególnie małe i średnie firmy w wyzwaniach stawianych przez zdalną pracę. Pozytywnie odniosła się do pomysłu raportu podsumowującego kontrole PANA. Wnioski z kontroli będą dla nas bardzo cenne, gdyż będziemy je mogli uwzględnić przy tworzeniu programu szkoleń.

Prezes KRBR podkreśliła wagę uświadamiania klientów w kwestii zmian i dodatkowych wymogów, stawianych przez rewidentów w nowych okolicznościach. Zapowiedziała działania edukacyjne skierowane do klientów. Ich celem będzie uświadomienie, czym jest audyt, jakie są elementy badania oraz wskazanie, że biegły w swojej pracy kieruje się ściśle określonymi, narzuconymi wymogami ustawowymi czy standardami badania. Wyraziła nadzieję na wsparcie tej inicjatywy przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego.

Marcin Obroniecki w swoim podsumowaniu zaznaczył, że zasady i procedury kontroli tradycyjnej i kontroli zdalnej nie różnią się niczym, poza sposobem komunikacji miedzy firmą audytorską a organem nadzoru; stosowanie elektronicznych narzędzi może wręcz, z punktu widzenia firmy audytorskiej, sprawić że kontrola będzie dla niej znacznie mniej uciążliwa. Prezes PANA podkreślił również, że rolą PANA jest nie tylko kontrola, ale dzielenie się dobrymi praktykami i pomoc w wyzwaniu, jakim jest zmiana modelu pracy i kontroli. Mam nadzieję, że sytuacja pozwoli, aby temat, który często się pojawiał w wypowiedziach – kwestia bezpieczeństwa i przesyłu informacji przy okazji badania sprawozdań - został w najbliższym czasie zrealizowany w ramach programu szkoleń dla biegłych rewidentów. Prezes PANA odniósł się także do kwestii komunikacji ze środowiskiem biegłych rewidentów. Zależy nam na otwartej komunikacji. (…) Aby jeszcze lepiej poznawać problemy związane z wykonywaniem zawodu i móc na nie reagować. Prezes poinformował, że Agencja zamierza uruchomić narzędzie do dzielenia się spostrzeżeniami, doświadczeniami, również anonimowo. Sygnalizowane, ważne dla rynku zagadnienia będą się systematycznie pojawiały w postaci zbioru Najczęściej zadawanych pytań. Prezes powtórzył, że Agencja dalej chętnie będzie współpracować z PIBR poprzez sygnalizowanie i rekomendowanie tematów szkoleń dla rynku. Bo naszym wspólnym celem – jest dbanie o zaufanie do zawodu biegłego rewidenta – powiedział Obroniecki.

Organizatorem konferencji był Regionalny Oddział Polskiej Izby Biegłych Rewidentów w Warszawie. Wydarzenie – dostępne online – było obserwowane przez ok. 300 osób.